De la începutul anilor 90 în limba noastră au început să pătrundă termeni străini, care inițial nu sunt foarte clari pentru toată lumea și despre care se pot găsi multe informații pe internet, dar nu este întotdeauna posibil să se explice totul în cuvinte simple.
Outsourcing-ul este unul dintre acești termeni. În ultima vreme, acest cuvânt a fost folosit foarte mult pe internet, așa că mulți ar dori să înțeleagă ce este outsourcing-ul, de ce este atât de popular și, de preferință, să fie formulat în cuvinte care să fie pe înțelesul tuturor (nu doar al experților). Acest scurt articol răspunde, de fapt, acestui scop nobil.
Ce este Outsourcing-ul?
În ultima vreme, specialiștii de înaltă specializare au devenit mult mai apreciați, astfel încât multe companii apelează la externalizare. Outsourcingul este un serviciu foarte popular în prezent — ce este și cum lucrează externalizatorii nu este încă cunoscut de toată lumea. Acest serviciu vine în ajutor atunci când este necesar să se economisească bugetul companiei și să se organizeze eficient activitatea acesteia.
Termenul «outsourcing» înseamnă o sursă externă în limba engleză. Serviciile de externalizare implică transferul anumitor funcții către o altă companie. De regulă, se referă la sectoarele neesențiale. Outsourcingul este contractat pentru servicii de alimentație, servicii de transport, publicitate, curățenie, marketing, securitate și așa mai departe.
Compania de outsourcing se ocupă de externalizarea personalului – către alte firme și întreprinderi. Această industrie a înregistrat o creștere rapidă în ultimii ani datorită cererii de servicii de externalizare.
Orice afacere (dacă este condusă în mod oficial și respectă toate cerințele financiare și juridice) constă în mult mai multe procese decât ar putea crede un observator extern. Chiar dacă aveți o firmă cu câțiva angajați, va trebui să vă ocupați de o serie de procese neesențiale, dar obligatorii (de exemplu, contabilitate, transport, logistică, software etc.), pe lângă procesul de bază al afacerii.
De altfel, pentru mulți dintre ei, prezența atâtor «dureri de cap» suplimentare este cea care îi oprește să-și deschidă propria firmă, deși ideile pot fi foarte promițătoare. Tocmai pentru a rezolva aceste probleme și a fost inventat principiul externalizării (în anii treizeci ai secolului trecut de către magnații afacerilor auto). Ce este acesta? Să ne uităm la un exemplu și apoi să îl definim.
De exemplu, aveți o companie de cinci persoane, dar aveți nevoie de serviciile unui specialist IT. Nu ar fi rentabil să îl angajați pe acesta, deoarece în cea mai mare parte va fi «inactiv». Ce ar trebui să faceți?
Puteți angaja un freelancer, dar dacă vreți să aveți garanția calității muncii, mai bine apelați la o companie de outsourcing, care oferă servicii IT în orice volum cerut de client. În acest fel, veți obține un serviciu executat profesionist pentru un tarif rezonabil (un specialist închiriat cu un anumit volum de muncă).
Rețineți că am scris «efectuat» în loc de «finalizat». Ideea este că externalizarea se deosebește de un serviciu (de exemplu, configurarea unică a unui software etc.) prin faptul că, în cazul serviciilor de externalizare, contractul de servicii este încheiat pentru o perioadă de timp destul de lungă (de la șase luni la mai mulți ani). Cu alte cuvinte, nu este vorba de o acțiune singulară, ci de o colaborare pe o perioadă destul de lungă de timp.
De exemplu, o companie poate încheia un contract de outsourcing pentru lucrări de curățenie (curățarea ferestrelor) pentru câțiva ani. Pe această perioadă, i se va da o echipă de spălare care va fi plătită de firma de curățenie, dar pe care o veți gestiona și o veți încărca cu muncă dumneavoastră. Adică, dvs. închiriați (externalizați) această echipă de curățenie.
Uneori, procesele de afaceri care au o importanță secundară pentru companie sunt externalizate (producția de piese, servicii de reparații etc.). În acest caz, cuvântul «outsourcing» poate acționa ca un sinonim pentru cuvântul «cooperare».
Ei bine, este timpul pentru o definiție. Ce este outsourcingul în termeni simpli? În esență, este externalizarea unei părți din funcțiile secundare ale companiei dvs. către o companie externă specializata în acest domeniu (un subcontractant).
Esența Outsourcing-ului
Lucrul de outsourcing se bazează pe principiul – de a păstra ceea ce poți face mai bine decât alții. Angajaților externi li se externalizează ceea ce pot face mai bine decât personalul companiei client. Scopul principal al externalizării este de a elibera resurse și de a concentra toate eforturile companiei asupra avantajului competitiv.
Serviciile de externalizare ajută clientul să reducă costurile companiei pentru impozite, concedii medicale, concedii de odihnă, contribuții la fondurile de pensii etc. Pe lângă reducerea costurilor suplimentare, clientul economisește timp în organizarea activității angajaților și a personalului.
Principalul avantaj al outsourcingului este acela că ajută clientul să se concentreze pe propria producție de bază, fără a pierde timp și bani cu activități suplimentare. Subcontractanții au mai multă experiență decât personalul intern în îndeplinirea funcțiilor care nu sunt de bază.
Procedura de angajare a unui subcontractant presupune încheierea unui contract corespunzător. Fiecare parte este responsabilă din punct de vedere juridic pentru îndeplinirea obligațiilor sale. În funcție de tipul de outsourcing ales, anumite funcții ale companiei legate de tehnologia informației, resurse umane, contabilitate și alte funcții sunt externalizate către subcontractanți.
În cadrul unui contract de închiriere de personal, clientul trebuie să plătească serviciile în timp util. Responsabilitatea outsourcer-ului este de a furniza angajați calificați.
Funcțiile de Outsourcing
Răspunsul la întrebarea, ce înseamnă externalizarea poate fi obținut prin examinarea funcțiilor pe care aceasta le oferă. Orice responsabilitate poate fi externalizată, dar serviciul nu acoperă recrutarea personalului de conducere.
Întreprinderile apelează la firme de outsourcing pentru a externaliza următoarele responsabilități:
- Conducerea evidențelor contabile.
- Conducerea evidențelor de personal.
- Calcularea salariilor pentru angajați.
- Efectuarea operațiunilor de impozitare.
- Întreținerea echipamentelor.
- Provizionare funcționării biroului.
- Lucrări pe calculator.
- Întreținere tehnica.
- Traducerea lucrărilor scrise, verbale, sincrone.
- Suport informațional.
- Crearea și controlul campaniilor publicitare.
- Asigurarea securității.
- Reglementarea aspectelor juridice ale întreprinderii.
- Elaborarea și punerea în aplicare a proiectelor.
- Managementul logisticii și al livrărilor.
- Curățenie.
- Executarea funcțiilor de producție.
CONCLUZIE! Este mult mai ușor să semnați un contract cu o organizație terță, care are o bună reputație și care externalizează acest serviciu. Asta este tot! Problema este rezolvată și puteți uita de ea. Nu vă împotmoliți în nimic inutil, vă eliberați timp și economisiți o mulțime de bani! Deși acest tip de serviciu a devenit popular abia recent în țara noastră, este deja foarte popular.
Outsourcing în țara noastră
Istoria outsourcingului în țara noastră a început în anii 1990. Firmele de securitate, agențiile de marketing și companiile care controlează relațiile publice au fost primele care au apărut în țară. Factorul agravant al oricărei dezvoltări a externalizării afacerilor a fost securitatea socială scăzută a lucrătorilor angajați.
Principalul imbold pentru dezvoltarea industriei în țară a fost dorința de a economisi costurile financiare fără a sacrifica eficiența producției.
La momentul actual, outsourcing-ul pentru optimizarea proceselor de afaceri este popular pe teritoriul nostru, dar există multe stereotipuri asociate cu această noțiune. Este important să înțelegem că externalizarea nu înseamnă doar angajarea de personal, ci și organizarea unei cooperări depline într-un anumit domeniu. Prin externalizarea forței de muncă, companiile-client pot câștiga mai ușor piață și pot crește capacitatea de producție.
Multe companii mari din țară au apreciat deja beneficiile externalizării. Deosebit de populare sunt serviciile agențiilor de publicitate, dezvoltarea și promovarea site-urilor web, serviciile de contabilitate și de recrutare.
Avantajul contractelor pe termen lung cu companiile de outsourcing este oportunitatea de a crește economiile anuale de costuri și cantitatea de resurse financiare pentru dezvoltarea de profil.
Tipuri de Outsourcing
O companie poate externaliza funcțiile secundare pentru a-și desfășura activitatea în mod eficient. În practică, întreprinderile utilizează o varietate de servicii, care sunt foarte multe în prezent. Alegerea unei companii de outsourcing ar trebui să se facă pe baza cerințelor companiei dumneavoastră. Mai jos sunt prezentate principalele tipuri de externalizare care se dezvoltă în țara noastră și în alte țări.
Outsourcing de producție
Companiile industriale de înaltă tehnologie externalizează adesea procesarea, asamblarea și testarea produselor către contractori. Companiile de telecomunicații externalizează întregul proces.
Externalizarea producției ajută la reducerea costurilor de producție a bunurilor și la îmbunătățirea fiabilității și calității. Outsourcing-ul vă permite să vă concentrați pe dezvoltarea noilor produse, pe vânzări și pe promovarea produselor existente.
Outsourcing «IT»
Această industrie se numără printre cele mai solicitate și include o gamă largă de funcții care au legătură cu întreținerea tehnicii de calcul și a programelor informatice. Externalizarea IT — ce sunt aceste servicii? Ele pot fi atribuite întreținerii hardware, dezvoltării de software.
Popularitatea tehnologiei informatice în întreaga lume face ca aceasta să fie una dintre cele mai populare industrii.
Outsourcing-ul gestiunii cunoștințelor
Acest tip abia începe să se dezvolte în SUA, astfel încât unele țări nu sunt cunoscute cu el. Serviciul presupune gestionarea proceselor companiei care necesită un studiu aprofundat și o prelucrare analitică serioasă. Firmele de externalizare iau în primire baza de cunoștințe și managementul. Informațiile pot fi folosite pentru a lua decizii importante de management în viitor.
Contabilitate
Acest sector ajută la reducerea costurilor de înființare a unui departament intern de contabilitate. Funcțiile din cadrul acestei industrii sunt externalizate către diverși contractori. Outsourcing-ul contabilității — ce fel de serviciu este acesta? Una dintre cele mai populare forme ale acestei industrii este externalizarea responsabilităților de contabilitate și raportare.
Este important să rețineți că managementul companiei clientului este responsabil pentru rezultat (responsabilitatea nu este transferată în cadrul subcontractului împreună cu responsabilitățile).
Există câteva opțiuni de cooperare:
- evidența contabilă;
- redactarea de rapoarte;
- contabilitate fiscală;
- servicii complete (contabilitate zilnică, raportare pe perioade de timp, crearea și completarea documentației primare).
Externalizarea personalului
Acest tip de serviciu este foarte solicitat în companiile mari, în care există posibilitatea de rotație a personalului. Outsourcingul de personal — ce presupune? Astfel de servicii sunt prestate de agențiile de personal, ceea ce ajută o companie să reducă semnificativ costurile și timpul petrecut cu gestionarea personalului.
Companiile de externalizare se pot ocupa de angajarea personalului, de calcularea obligațiilor fiscale în legătură cu salariile, bonusurile și compensațiile.
Este important de reținut că agenția de recrutare nu este responsabilă pentru calitatea personalului angajat.
Informații juridice
Companiile mici și mijlocii folosesc în mod activ serviciile firmelor de externalizare a serviciilor juridice. Antreprenorii oferă servicii de drept al muncii și fiscal. De asemenea, outsourcingerii pot fi angajați pentru buna desfășurare a reorganizării, înregistrării sau lichidării unei persoane juridice.
De regulă, avocații interni sunt mult mai scumpi decât contractanții, din cauza volumului redus de muncă specializată.
Logistică
Outsourcing-ul în domeniul transporturilor presupune externalizarea funcțiilor de transport sau de livrare către terți. Acest lucru este convenabil pentru întreprinderile care trebuie să trimită periodic bunuri pe anumite distanțe, dar care nu au nevoie de un departament propriu de transport.
În ultima vreme, piața de externalizare a logisticii este în plină expansiune. Antreprenorii pot îndeplini sarcini de depozitare și de transport.
Parteneriate de Outsourcing
Relațiile de externalizare pot fi întâlnite adesea în practică. De exemplu, mulți producători și comercianți cu amănuntul colaborează cu call center-uri, astfel încât să nu fie nevoiți să le organizeze la sediul lor. Agențiile de recrutare de personal sunt, de asemenea, foarte solicitate, în special în orașele mari.
Exemple specifice de utilizare a serviciului:
- Compania «Ford» produce singură doar 1/3 din produsele sale, restul fiind externalizate către subcontractori.
- Un alt gigant care a apreciat toate avantajele și dezavantajele outsourcing-ului și care îl folosește în mod activ este compania «IKEA». Acesta nu are practic nicio producție internă, lucrând cu mii de furnizori. «IKEA» și-a delegat funcțiile de transport către o terță parte, astfel încât compania își dedică toate resursele vânzărilor cu amănuntul.
- Compania «Kodak» a oferit în anii ’90 toate activitățile sale IT companiei «IBM», care își propunea să devină lider pe acest segment și i s-a oferit ocazia de a face acest lucru.
Ce este o companie de Outsourcing?
Pentru unele întreprinderi, întrebarea despre ce este o companie de externalizare rămâne neclară. O firmă de outsourcing este o întreprindere foarte specializată sau orientată spre servicii în general, care furnizează personal altor întreprinderi pe baza unui acord de cooperare temporară.
Rolul acestor contractori este de a crea un activ pentru companie, format din personal calificat de diferite specializări, intern și în așteptare.
Cu ce se ocupă?
În funcție de profilul, ei pot oferi clienților următoarele servicii:
- Conducerea contabilității.
- Consultanță juridică.
- Publicitate.
- Activități de asigurare.
- Intocmirea declarațiilor fiscal.
- Curățenia.
- Tipărirea biroului.
- Promovarea site-ului web.
Contract de Outsourcing
Toate relațiile dintre client și subcontractant sunt guvernate de un contract corespunzător. Obiectul operațiunii este furnizarea de personal care îndeplinește anumite cerințe de calificare.
Condițiile esențiale ale acordului de externalizare sunt următoarele:
- obiectul acordului;
- numărul de angajați care urmează să fie angajați, calificările acestora;
- cantitatea de muncă ce urmează a fi efectuată;
- costul serviciilor contractantului;
- procedura de plată a serviciilor;
- drepturile și obligațiile părților;
- perioada de valabilitate a acordului;
- procedura de acceptare a serviciilor.
Este important de reținut faptul că externalizarea nu este reglementată în niciun fel de lege, ceea ce reprezintă un dezavantaj al lucrului cu terți, astfel încât contractul devine singura sursă de control asupra derulării tranzacției.
Prin urmare, este imperativ să se includă opțiuni pentru soluționarea tuturor problemelor și litigiilor posibile. Lista serviciilor care urmează să fie furnizate trebuie să fie descrisă în detaliu. Contractul trebuie să fie semnat de părțile îndreptățite să facă acest lucru. În unele cazuri, merită să se verifice dacă subcontractantul are o licență pentru a furniza servicii.
Cum creez o companie de Outsourcing?
Înainte de a deschide o companie de outsourcing, merită să luați în considerare toate riscurile și să vă găsiți nișa pe piață. Proprietarii se pot înregistra ca persoane juridice sau ca antreprenori. Este important să se precizeze de la început principalele activități ale companiei. Poate fi ales orice domeniu, principalul lucru este ca acesta să fie solicitat în regiunea dumneavoastră.
O companie de externalizare va avea cu siguranță nevoie de capital de pornire pentru a închiria spații, a organiza munca personalului și așa mai departe.
Atunci când se înființează o astfel de afacere, trebuie acordată o atenție deosebită personalului: eficiența, reputația și productivitatea agenției depind direct de nivelul de pregătire a personalului. Angajații trebuie să aibă calificările și experiența corespunzătoare.
După ce a ales o anumită linie de activitate pentru companie, este important ca managementul însuși să se orienteze în ceea ce privește cerințele de bază pentru personal sau să apeleze la serviciile unui manager de resurse umane calificat.
De ce Outsourcing-ul are un mare viitor?
Prin urmare, principalele diferențe dintre externalizare și alte forme de cooperare pot fi deja evidențiate.
Acestea se concluzionează în felul următor:
- Acordul (contractul) de outsourcing este încheiat pentru o perioadă lungă de timp (șase luni, un an, doi…).
- Subcontractanților nu li se atribuie responsabilitatea de a efectua principale, doar secundare procese sau operațiuni (de exemplu, curățarea ferestrelor, curățarea spațiilor, publicitate, contabilitate, răspuns la telefon, dezvoltarea și întreținerea site-ului web etc.).
- După cum s-a menționat deja, outsourcing-ul implică transferarea unor procese în exterior si de afaceri (întreținere, recrutare, contabilitate și evidență contabilă, logistică, marketing etc.).
Beneficiile proprietarului de afacere din colaborarea cu externalizarea:
- Este o oportunitate de a se concentra doar pe activitățile de bază ale afacerii, sporind astfel impactul întreprinderii. Nu va fi nevoie să fie distrasă atenția marginală, dispersată și să se piardă timp «reinventând roata».
- Companiile de externalizare încep, în mod ideal, să își îndeplinească pe deplin atribuțiile imediat după încheierea contractului și imediat, într-un mod foarte profesionist.
- Pe lângă timp și nervi, outsourcingul duce, de obicei, la economii considerabile. Am dat exemplul de mai sus al unei companii mici care nu își permite să angajeze un specialist, dar este destul de convenabil să închirieze unul (cu o garanție de calitate).
Nu există nicio îndoială că serviciile de externalizare au un mare viitor în țara noastră și nu numai. Această piață nu s-a maturizat încă pe deplin și aveți șansa de a vă croi o nișă acolo.
Concluzie
Exemple de externalizare a producției de înaltă tehnologie puteți vedea prin toată lumea.
O companie dezvoltă un produs (telefon, cip, procesor, tabletă etc.), iar produsul este fabricat undeva în China. Aceeași fabrică produce diverse produse pentru zeci de alte firme în cadrul unui acord de outsourcing (acest lucru se numește franciză).
Această interacțiune este benefică, deoarece poate fi foarte nerentabil, dacă nu chiar neprofitabil, să îți creezi propria producție și să folosești propria forță de muncă.
